A adoção de tecnologias digitais, como computação em nuvem, análise de dados e automação, entre outras, já é parte significativa da rotina empresarial no Brasil. Segundo dados da FGVcia, 42% das companhias utilizam a nuvem para processamento de dados. Além disso, uma pesquisa da AWS mostra que o Brasil lidera adoção de IA na América Latina: 40% das empresas brasileiras já utilizam inteligência artificial em seus negócios, índice próximo ao de mercados europeus.

Essa realidade não está restrita exclusivamente a grandes companhias, pois a tecnologia avança em todos os portes de negócios. A digitalização dos pequenos negócios no Brasil registrou, em 2025, um dos índices mais elevados da série recente. De acordo com pesquisa do Sebrae, 76% dos empreendedores, entre MEIs, micro e pequenas empresas, utilizam computadores em suas atividades. O levantamento também aponta aumento no uso de aplicativos, softwares e programas integrados de gestão, adotados por 47% dos empreendimentos em 2025. 

A escolha de softwares adequados é decisiva para estruturar processos desde o início, como explica Fernando Neto, COO da plataforma de busca e avaliação de softwares B2B Stack. 

“No início de um negócio, a definição dos softwares passa pela compreensão de como as atividades serão registradas, monitoradas e acompanhadas no dia a dia. É preciso avaliar quais processos precisam de suporte imediato, quais podem ser automatizados e quais exigem apenas padronização. Com esses pontos mapeados, a tecnologia passa a permitir que dados de vendas, finanças, atendimento ou operação fiquem organizados desde o primeiro momento. Esse alinhamento inicial facilita o acompanhamento da evolução da empresa ao longo do tempo”, afirma o especialista.

Como escolher os softwares ideais para um negócio

Saber por onde começar a busca e o que é necessário de fato para mapear as melhores ferramentas é decisivo em qualquer fase de um negócio, pois isso vai impactar a forma como a empresa seguirá se desenvolvendo. “Definir o problema que o software vai resolver é mais importante do que buscar a ferramenta mais robusta, pois a partir da clareza sobre necessidade, a escolha se torna racional”, destaca o COO da B2B Stack. 

Veja a seguir recomendações práticas para orientar essa escolha, com base em tendências de adoção de TI, comportamento de empresas e boas práticas de implementação.

1. Faça um mapeamento claro das necessidades operacionais

Antes de iniciar a pesquisa por softwares, liste os processos essenciais da empresa: financeiro, vendas, atendimento ao cliente, operações, estoque, marketing, e assim em diante. Esse mapeamento ajuda a evitar a contratação de soluções desnecessárias ou mesmo subdimensionar funcionalidades importantes. A clareza no desenho de processos serve como guia de referência, facilitando a adoção gradual conforme o crescimento da empresa.

2. Prefira soluções modulares e escaláveis, não apenas “tudo em um”

Para quem está abrindo um negócio, pode não fazer sentido contratar um sistema completo e caro logo de início. Softwares modulares, com possibilidade de expansão, permitem começar com o básico e ir ampliando conforme a demanda cresce, reduzindo custo inicial e complexidade operacional. Essa opção tende a diminuir o risco de investir alto antes de existir volume suficiente para justificar a complexidade.

3. Verifique a usabilidade e quem serão os utilizadores na prática

Uma ferramenta robusta demais pode se tornar um empecilho se a equipe for enxuta ou tiver pouca experiência com sistemas complexos. Softwares com interface intuitiva, bom suporte de implantação e documentação clara tendem a facilitar a adoção. Isto é ainda mais relevante para pequenas equipes, em que o mesmo colaborador desempenha múltiplas funções.

4. Busque avaliações e feedbacks reais de outros usuários

Depoimentos e revisões de quem já usa o software ajudam a entender não só as funcionalidades prometidas, mas a experiência concreta: estabilidade, suporte técnico, curva de aprendizado, ajustes, bugs, adequação ao perfil da empresa, entre outras informações relevantes para a escolha das ferramentas.

5. Entenda claramente o modelo de custo e a escalabilidade financeira

Analise se o custo se adapta ao crescimento ou ao momento da empresa, considerando número de usuários, módulos adicionais, custos de implementação, suporte e armazenamento de dados. Para negócios iniciantes, a previsibilidade de custos mensais ou anuais é tão importante quanto a funcionalidade. Isso ajuda a evitar surpresas desagradáveis e facilita o planejamento financeiro.

6. Teste antes de adotar (se houver versão de avaliação ou piloto)

Muitos softwares oferecem versão gratuita, teste ou piloto. Use esse período para avaliar se a ferramenta realmente se ajusta aos fluxos do seu negócio, se o desempenho atende às expectativas e se a equipe consegue operar com eficiência. Isso reduz o risco de investir em algo que não será utilizado conforme o esperado.

7. Priorize fornecedores com bom histórico de suporte e confiabilidade técnica

Ter acesso a suporte de qualidade pode fazer a diferença para resolver bugs, configurar corretamente e orientar sobre o uso. Verifique a reputação do fornecedor, a qualidade do atendimento e a capacidade de atualização e manutenção da solução.

“Quando a empresa organiza sua base tecnológica desde o início, cria condições para acompanhar a operação com mais precisão e tomar decisões informadas ao longo do tempo. A escolha dos softwares não precisa ser imediata nem abrangente; pode ser feita por etapas, conforme as necessidades se tornam mais claras. O importante é que cada ferramenta adotada esteja alinhada ao estágio do negócio e ao tipo de informação que precisa ser registrada e monitorada”, conclui Fernando Neto.